Jak mapovat procesy

V tomto článku představuji postup, jak zmapovat procesy ve vaší organizaci. Proč je to důležité? Je to základ rozvoje procesů, ať už je chcete delegovat, zefektivnit, zautomatizovat nebo se chystáte zavést nový nástroj (ať už je to Asana nebo Airtable). Nepředstavujte si ale týdny trvající práci a dokonalé diagramy. Na to dnes není času.

Prostředí, ve kterém se naše práce odehrává se neustále mění – a s ním se musí měnit i procesy. Je to neustálá změna, a pokud bychom se měli držet přístupu k procesům, které známe z korporátu, nezůstanou vaše dokonalé dokumentaci aktuální moc dlouho.

Jak probíhá mapování?

Za běhu. Pokud si tohle zapamatujete, bude se vám lépe dýchat. Nejprve začnete základním seznam kroků. Po několika bězích procesu zjistíte, na co všechno jste zapomněli. Časem přidáte detaily. Jde o princip postupného zlepšování, který perfektně funguje, pokud se odpovědnost za procesy přesune na lidi, kteří je řídí (tedy ne na nějaké procesní specialisty).

Pokud máte ve firmě dvacet lidí a každý z nich udělá jednu drobnou změnu každý týden, máte celkem přes 1000 vylepšení za rok. To nezní špatně, že? Pojďme tedy na to.

1 – Sepište si všechny procesy ve vaší organizaci

Vezměte několik lidí, kteří znají vaši firmu, a udělejte brainstorming. Zkuste společně sepsat – bez jakékoliv nutné struktury – všechny procesy, které se u vás ve firmě odehrávají.

🤓 Proces vnímejte jako dokola se opakující sérii činností, které mají vždy stejný záměr, cíl nebo vstupy a výstupy.

Ke každému procesu si napište, zda se jedná o proces:

  1. klíčový (nebo hlavní, vytváří hlavní hodnotu vaší organizace), nebo
  2. podpůrný (podporuje klíčové procesy).

V dalších krocích se vám také může hodit, pokud si je rozdělíte podle důležitosti. Je poměrně složité zmapovat najednou všechny procesy ve firmě a vy se musíte pohybovat k lepší struktuře, ne jen mapovat.

2 – Mapování dílčích procesů

Tento postup je možné opakovat pro každý proces. Čím složitější proces je, tím delší bude seznam kroků. Opět se hodí, pokud do mapování a popisu zapojíte více lidí – ideálně těch, kteří na tomto procesu spolupracují (lépe odhalí přehlédnuté kroky, nedostatky apod.). A začnete s málem a budete vylepšovat za běhu.

Jak na to

  1. Popište proces: k čemu slouží a kdo je za něj zodpovědný (kdo je vlastník procesu).
  2. Sepište si seznam důležitých kroků v daném procesu. Klidně do excelovské tabulky, pod sebe, jak na sebe navazují. Důležité kroky jsou takové, bez kterých se práce nedokončí nebo takové, které zajistí, že výstup bude perfektní.
  3. U každého kroku indikujte oddělení a roli člověka, který by měl krok vykonávat. Tyto informace přidávajte i v situaci, kdy oddělení nemáte (třeba protože jste malá firma). Oddělení fakticky oddělují různé oblasti (nebo i "narkroprocesy") aktivit ve firmě, např. návrh produktu, prodej, distribuce nebo marketing.
  4. Označte si kroky, ve kterých se odehrává nějaké rozhodování nebo schvalování. Tyto kroky mohou indikovat místa, ve kterých lze proces rozpadnou na menší části.
  5. Zkuste v rámci celého seznamu kroků najít tzv. podprocesy. Jak je poznáte? Může jít o práci, která se realizuje i v jiných procesech → např. zalistování produktu do e-shopu se děje jak u nových produktů, tak u stávajících (pokud se pouze něco mění). Může jít o tvorbu grafických podkladů – ty se dělají jak pro nové produkty, tak např. pro opakované kampaně.

Pokud vám proces bobtná, je to příznak toho, že musíte proces rozdělit na menší. Naléz správnou míru už je váš úkol (ale můžu vám pomoct 😉).

Šablona pro mapování projektů

Pro mapování můžete využít tuto šablonu google tabulky (vytvořte si kopii).

  1. Mapujte na jeden list vždy jeden proces.
  2. Pokud potřebujete více procesů, stačí list zduplikovat.
  3. Pracujte se “stavem” procesu: čeká, v procesu, hotový, zrušený.
  4. Pro komunikaci okolo jednotlivých kroků, prosím, používejte komentáře. Umožní nám to mít přehled nad tím, co je hotové a co je ještě potřeba řešit.

3 – Implementace procesu

Jakmile máte proces zmapovovaný, potřebujete zajistit další dva kroky:

  1. Převést proces do vhodného nástroje na řízení procesů a
  2. Zajistit, aby každý chápal, proč proces existuje, jak probíhá a jaká je jeho role v procesu. Nezapomeňte také na externisty nebo např. marketingové agentury.

4 – Neustálé vylepšování

Stejně jako není možné sepsat a zmapovat všechny procesy najednou, není ani možné donekonečna ladit procesy. Jak tedy postupovat? Tady je pár rad ze zkušenosti:

  • Pokud narazíte na něco, co v procesech dobře nefunguje, napište si to.
  • Vytvořte jedno místo (např. projekt v Asaně nebo ve firemní wiki v Notionu), do kterého mohou i ostatní zapisovat, co funguje a co ne.
  • Přidejte procesy jako jeden z bodů agendy pravidelných schůzek.
  • Najděte u vás v organizaci člověka, který může jednou za čas změny, na kterých se tým shodne, implementovat.